Digitale Tools, die die tägliche Arbeit im Büro unterstützen und erleichtern, gibt es schon lange. Doch aufgrund der aktuellen Situation im Zuge der Corona-Krise sind zahlreiche Unternehmen und damit Arbeitnehmer gezwungen, diese vermehrt im Home Office zu nutzen. Dies beginnt bei der Kommunikation im Team, und das oft abteilungsübergreifend, denn der reine Austausch via E-Mail ist oft nicht ausreichend. Auch die Aufgabenverteilung und Selbstorganisation bedarf neuer Techniken, denn persönliche Absprachen werden erschwert, wenn jeder Mitarbeiter von Zuhause aus arbeitet.
Sogenannte Collab-Office-Tools sind die ‚Gewinner‘ der Corona-Krise und erfreuen sich aktuell großer Nachfrage: Sei es um die Kommunikation auch außerhalb des Büros in den eigenen vier Wänden aufrecht zu erhalten, oder sich selbst und im Team zu organisieren und letztendlich den normalen Arbeitsbetrieb zu garantieren. Wir haben Ihnen eine Auswahl an hilfreichen Tools, teils kostenlos oder gerade aufgrund der Corona-Krise kostenfrei zur Verfügung gestellt, zusammengetragen.
Digitale Kommunikation
Neben ©Skype dem Klassiker unter den Messaging-Anbietern, dessen Funktionalität vergleichsweise eingeschränkt ist, gibt es zahlreiche anspruchsvolle Kommunikations- und Kollaborations-Tools. Die Plattform ©Microsoft Teams vereint als Teil von Office 365 die Funktionen Chat, Gruppen, Kalender, Anrufe und Dateienübertragung und ist bis Januar 2021 kostenlos. Im Fokus steht die Kommunikation im Unternehmen und in den einzelnen Teams. Microsoft Teams unterstützt Video-Telefonate per Skype sowie den Zugriff auf Word, Excel, PowerPoint und OneNote. Nach Ansicht von Microsoft sollten aktuell mehr Teams ihrer Arbeit ohne direkten Kontakt nachgehen, um sich vor einer Ansteckung mit dem Coronavirus zu schützen. Daher werden aktuell keine Nutzungsgebühren verlangt. Kurz nach dem weltweiten Ausbruch von Covid-19 Mitte März 2020 stiegen die Nutzerzahlen von Microsoft Teams rapide an: von erst 32 Millionen innerhalb einer Woche auf 44 Millionen Nutzer weltweit.
Großer Beliebtheit, trotz Kritik aufgrund von Datenlecks, erfreut sich seit Ausbruch der Krise auch die kostenfreie Plattform ©Zoom Cloud Meetings, welche speziell für Unternehmen und deren Kommunikation über Video entwickelt wurde. Im vergangenen Jahr wurden noch rund 10 Millionen Meetings täglich abgehalten und seit Beginn der Corona-Krise sind es täglich mehr als 200 Millionen. Mit der cloudbasierten Videokonferenz-Lösung lassen sich Video-Meetings, Audiokonferenzen, Webinare und Live-Chats mit umfangreichen Funktionen abhalten. So kann zum Beispiel der Bildschirm des Moderators geteilt werden, um weitere Inhalte zu zeigen, und auch ein Whiteboard ist integriert.
Auch Adobe bietet, besonders für größere Gruppen, wie für Unternehmensschulungen oder Schulklassen, mit ©Adobe Connect eine umfassende Komplettlösung in Sachen Kommunikation und Austausch an. Interaktiv arbeiten die Teilnehmer in virtuellen Klassenzimmern zusammen, und in Form verschiedener Fenster können Chats, Videos und Dokumente eingebunden werden. Vorläufig bis zum 31. Mai 2020 bietet Adobe die Nutzung für Schulen und Universitäten kostenlos an.
Projektmanagement in den eigenen vier Wänden
©Trello gilt als Platzhirsch unter den kostenlosen Projektmanagement-Tools für den Basic-Bedarf. Es basiert auf der Kanban-Methode, wonach jedes Projekt oder jede Aufgabe in Form einer Tafel visualisiert wird. Diese lässt sich dann mit verschiedenen Informationen ergänzen, einzelnen Teammitgliedern zuweisen und flexibel verschieben. So entsteht eine interaktive Übersicht der derzeit anstehenden einzelnen Aufgaben und deren Fortschritte im Projekt.
Umfangreichere Projektmanagement-Features bietet ©Asana. Der Grundaufbau nach Kanban ist ähnlich wie bei Trello, jedoch ist die Gestaltung der einzelnen Aufgaben mit mehr Features versehen. Zudem sind ein Kalender und ein Zeitmanagementsystem integriert, und die einzelnen Projektprozesse können erstellt und wiederverwendet werden. Asana bietet sich besonders für größere Unternehmen mit mehreren Teams an, wogegen Trello eher für kleinere Gruppen oder Einzelpersonen geeignet ist.
Die cloudbasierte Komplettlösung ©Google G-Suite vereint die Tools Gmail, Google Drive, Google Kalender, Google Docs, Sheets, Slides und Forms und Google Hangouts. Kostenlos werden damit sämtliche Abschnitte eines Projektes online und interaktiv abgebildet: vom Erstellen und Bearbeiten von Texten, Listen und Präsentationen, hin zum Abspeichern von Dateien und der Kommunikation via E-Mail, Chat oder Video. Die Funktionalität ist nicht unbedingt weitreichend, aber für gängige Abläufe durchaus ausreichend.
Teamarbeit außerhalb des Büros
Möchte man interessante Websites, Dateien und Notizen zentral abspeichern und bearbeiten, mit dem Team teilen und für Projekte nutzen, bietet sich das Tool ©Evernote an. Sämtliche Informationen, zum Beispiel aus einer Online-Recherche resultierend, lassen sich zentral auf das Tool übertragen, werden dort gespeichert und stehen zur Verwendung bereit. Das Besondere ist, dass sich Evernote in zahlreiche andere Anwendungen wie Google Drive und Outlook integrieren lässt. In der Basic-Version ist die Anwendung kostenlos.
©Nextcloud eignet sich ebenfalls, um Dokumente mit anderen Teammitgliedern zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Nutzer haben dabei die Möglichkeit, einen eigenen Fileserver einzurichten, um so Dateien auszutauschen oder direkt an gemeinsamen Projekten zu arbeiten. Das Tool ist so gestaltet, dass man lokale Verzeichnisse auf dem eigenen PC mit einer Kopie auf dem Server synchronisieren kann.
Geht es um das gemeinsame Teilen und Bearbeiten von Ideen in der Brainstorming-Phase, findet man mit ©MindMeister ein geeignetes Programm. Basierend auf der Mindmap-Methode werden Ideen festgehalten, strukturiert und visualisiert – entweder im Team oder alleine, und das online. Dabei lassen sich auch Notizen, Bilder und Videos hinzufügen. Für eine Person ist das Tool kostenlos, mit mehreren Personen als Team nicht.
Einige Stimmen lassen bereits verlauten, dass die Corona-Krise der Digitalisierung einen enormen Aufschwung verleiht. Denn nun wird so manch einem CEO und CIO bewusst, wo es bisher Schwachstellen in Sachen Digital Transformation gab. Dabei ist der Markt an digitalen Tools riesig und es bleibt zu hoffen, dass auch nach Überstehen der Krise das Interesse und die Nutzung digitaler Tools ähnlich intensiv oder besser weiter ausgebaut wird.